Leverandørvejledning - Sådan sælger du til Knord

 

Velkommen som tilbudsgiver og leverandør til Knord

Med denne vejledning vil vi gøre alle nuværende og kommende leverandører opmærksom på de betingelser, der gælder ved salg til Knord.Udgangspunktet er skolens indkøbspolitik, som findes her på vores hjemmeside.

 

Indkøbspolitikken indeholder de regler, Knord skal overholde og beskriver, hvordan vi vil sikre, at vi altid indgår optimale indkøbsaftaler med vores leverandører. Vi er interesserede i at samarbejde med leverandører, der vil mere end blot at levere varer og sende fakturaer.

 

Vi ønsker et tæt samarbejde med leverandører, der vil involvere sig i Knord’s behov for varer og tjenesteydelser og aktivt medvirke til udvikling af nye produkter.

 

Her på siden kan du finde følgende

  • Knord i tal
  • Samhandelsaftale
  • Samarbejde med Knord
  • Fakturering
  • Betalingsbetingelser
  • Leveringsbetingelser
  • Ekstraomkostninger som gebyrer, tillæg m.v.

Knord i tal

 

  • Knord har en årlig omsætning på kr. 220 mio.
  • Der er ca. 325 ansatte på skolen, hvoraf 15 medarbejdere foretager indkøb ud fra skolens politikker.
  • Skolen har ca. 3.000 årselever fordelt på 4 destinationer i henholdsvis 2 i Lyngby (Trongårdsvej og Lundtoftevej), 1 i Hillerød og 1 i Frederikssund.
  • Skolens indkøbsansvarlige er ressourcechef Filip Lange.
  • Det direkte indkøb af varer og tjenesteydelser udgør ca. kr. 45 mio. årligt.

Samhandelsaftale

Alle leverandører til Knord skal indgå en samhandelsaftale, som underskrives af leverandøren og skolen. Samhandelsaftalen er fortrolig. Skolens indkøbsansvarlige sikrer løbende, at indgåede aftaler overholdes. Aftaleperioden afhænger af varetype, projektlængde samt de økonomiske betingelser.

 

Når vi vælger leverandør, lægger vi blandt andet vægt på at få: 

  • Den rigtige pris for den rigtige kvalitet
  • Et stort og dækkende sortiment
  • Leveringssikkerhed
  • Enkel administration
  • Gode samarbejds- og udviklingsmuligheder

 

Ønsker du at blive leverandør til Knord, skal du sende en ansøgning til Knord’s indkøbsansvarlige. Du skal afgive følgende oplysninger:

  • Virksomhedens navn
  • Adresse
  • Postnummer og by
  • CVR-nummer
  • Navn på kontaktperson i firmaet
  • Oversigt over produkter eller tjenesteydelser, som kan have interesse for Knord

  

Sammen med ansøgningen vedlægges: Tro og love-erklæring, som viser, at virksomheden ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997.

Tro og love-erklæring, som viser, at virksomheden har den nødvendige forsikringsdækning i forbindelse med opgavens udførelse

Samarbejde med Knord

De budgetansvarlige har ansvaret for indkøb til Knord. I praksis udpeges der indkøbere, som er informeret om, hvilke leverandører vi køber ind hos.

 

Når du modtager en ordre fra Knord, skal du sikre dig, at ordren indeholder følgende oplysninger, og at I sender en ordrebekræftelse:

  • Indkøbers navn
  • Leveringssted

 

Du skal forlange at få alle oplysninger, da vi kræver, at de står på din faktura. Oplysningerne vil hjælpe bogholderiet, så den rigtige afdeling får fakturaen.

 

Når du leverer varer til skolen, skal der altid vedlægges en følgeseddel (fakturaen må ikke vedlægges varerne), og du skal sikre, at transportøren får en gyldig kvittering for, at varerne er afleveret. Knord kan ikke betale fakturaer for varer, der ikke er korrekt modtaget.

 

Det er vigtigt, at din faktura afspejler ordren, og at priserne er de samme, som da du aftalte ordren med vores medarbejder. Korrekte oplysninger er en forudsætning for, at fakturaen bliver betalt og til tiden. Knord tilstræber at nedbringe mængden af bilag og ønsker derfor i videst mulig omfang at samle leverancer på få fakturaer. Dette vil blive aftalt ved ordreindgåelse.

Fakturering

Bemærk, at Knord kun modtager elektroniske fakturaer.

  • Fakturaer sendes til EAN lokationsnummer 5798000553514.

 

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Filip Lange

Fakturaen skal indeholde følgende oplysninger:

 

Køber 

  • EAN nr.
  • Institutionsnavn
  • Evt. Institutionsafdeling
  • Godkender

  

Leverandør 

  • Navn
  • CVR nr.

 

Vare 

  • Varenummer
  • Evt. Unspc. kode.
  • Varetekst
  • Beløb
  • Moms
  • Antal inkl. beskrivelse

Standardbetingelser ved betaling af leverandører til Knord

Vi sender betaling for leverede varer og tjenesteydelser 30 kalenderdage efter modtagelse af leverandørens betalingsanmodning (faktura). Sidste rettidige betalingsdag er således fakturaens modtagelsesdag plus 30 kalenderdage.

 

Falder den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag. Ovenstående betalingsbetingelser er udgangspunktet for betalinger fra Knord. I det omfang, der via lovgivning eller lignende er fastsat andre betalingsfrister, anvendes de.

 

Der kan i specielle tilfælde aftales kortere eller længere betalingsfrister, f.eks. ved aftale om kontantrabat. Fakturabeløbet overføres til leverandørens bankkonto den sidste rettidige betalingsdag i henhold til de gældende regler og aftaler.

Leveringsbetingelser

Leveringsbetingelserne skal være frit leveret (CIF) til en af skolens adresser. Leveringen må kun finde sted til den aftalte leveringsadresse, og leverandøren skal sikre sig en underskrift som kvittering for modtagelse fra den på ordren anførte person eller dennes stedfortræder.

 

Risiko for tab og skade på en bestilt vare overgår først fra leverandøren til Knord på leveringsstedet/ved modtagers kvittering uanset leveringsbetingelserne i øvrigt. Knord forbeholder sig retten til at returnere vare som ikke er blevet godkendt at budgetansvarlig. Tjenesteydelser anses for leveret når ydelserne er færdiggjort og accepteret af Knord. 

Gebyrer og andre former for omkostninger

Der accepteres ikke krav om gebyrer eller andre former for ekstra omkostninger. Knord honorerer alene selve varens/ydelsens pris, medmindre andet er aftalt mellem Knord og leverandøren. Forhøjede timetakster, servicevogn, kørsel samt diverse tillæg for ydelser udført på tidspunkter udenfor normal arbejdstid honoreres kun, såfremt der foreligger skriftlig aftale herom.

 

Såfremt ovenstående betingelser ikke efterkommes, vil Knord kontakte leverandøren for uddybning og eventuelt kreditering af opkrævet gebyr/ekstra omkostning. Knord vil ikke kunne honorere fakturaen, før eventuel kreditnota foreligger.